このページでは図面管理のトラブルで起こりがちな「紛失」について、原因と対策をまとめていますので参考にしてください。
設計図面や建築図面など様々な図面を管理する中で、目的の図面が失われてしまう「紛失」の原因として、まず考えるべきは保管ルールの不徹底です。そもそも図面は仕事の量に比例して増えていくものであり、その種類や枚数も様々です。そのため適切なルールや手順にもとづいて保管しなければ、改めて任意の図面をピックアップしようとしてもすぐに見つからなかったり、いっそどこに保管したのか分からなくなったりといったトラブルが発生しやすい性質を有しています。
加えて、適切なルールを設けずに特定の担当者に図面管理を任せきりになっていると、いざその人物が休職したり退職したりした際に、どの図面がどこでどのように保管されているのか分からなくなって、紛失などのトラブルにつながることも問題です。
図面は作業や現場の内容を把握するために不可欠な資料であり、そのような重要データの管理を属人化させてしまうことは、企業の安定的な運営を考える上で大きなリスクになります。
特に紙ベースの資料として図面（紙図面）を残して保管している職場では、仕事をこなすたびに新たな図面が増えていき、その保存や管理について物理的な作業量や保管用スペースが増えていくことも課題です。
加えて、紙の図面ではインクのかすれや紙の変色といった経年劣化によって図面の識別が困難になることも考えられるでしょう。図面そのものは存在していても、図面として描かれている内容や記載の情報を適切に読み取れなくなってしまえば、資料としての価値が失われてしまうため、結果として紛失状態と同様になってしまいます。
図面管理における課題として、作業や工事の途中で図面の変更や差し替えがあった場合、同じプロジェクトに関する図面に複数のバージョンが発生するという点も無視できません。
特に紙ベースで図面管理を行っている場合、それぞれの図面が第何版であるのか図面に番号や作成日を記載していても、果たしてどの図面が「最新版」であるのか図面単体から認識することは不可能です。
また誰かが最新版の図面を持ち出している場合、それを適切に共有できなければ誤って旧版の図面を参照してしまうといったリスクもあります。
図面紛失が引き起こすトラブルは様々なものが考えられます。
まず想定されるトラブルとして、すでに行われている作業や工事の内容を把握できずに、修繕や再施工の方法についても速やかにプランニングできないといったことは問題です。
加えて、情報管理の側面からも課題があり、仮に図面が外部へ流出してしまった場合、機密事項や重要情報に関して重大なインシデントが発生することになります。これにより企業として取引先や顧客からの信頼を損なうだけでなく、コンプライアンスの観点から企業経営に深刻な法的責任が発生する恐れもあるでしょう。
その他、再設計や図面の再作成に追加の費用や工数が発生することも問題です。
紙図面の保管を適切に行うためには、何よりも先に明確な保管ルールを策定して社内で共有・徹底することが欠かせません。
図面をファイリングして管理する際にも、図面の分類方法などを決めておき、必ずルール通りに図面を保管するようにします。また、保管台帳や管理台帳を別途作成し、図面を持ち出す際には日時や目的、持ち出した人の名前や所属先、また返却した日時などについてもきちんと記録しておくことが大切です。
なお、図面の管理場所には鍵をかけるなど、無関係な人間が容易に持ち出せないよう対策することも必要です。
紙ベースで図面を保管するのでなく、紙の図面をCADデータなどで保管する電子化も有効な対策です。図面をCAD化して保管するメリットとしては、物理的な保管スペースを節約できるだけでなく、膨大な図面を一元管理することで図面の検索や分類も行いやすくなるといったものが考えられます。特に保存日時・作成日時をデータ管理することで速やかに最新版を発見しやすいことは魅力です。
加えて適切なセキュリティ対策を講じることで情報流出や図面の漏洩といったインシデントも予防しやすくなります。
その他にも、バックアップを作成しておくことで、万が一の事故やデータ破損といった非常事態でもデータ紛失を防ぐことが可能です。
紙図面を電子化することで様々なメリットを得られる一方、対象となる図面の量が多いと、それをデータ化する作業の負担も増大します。そのため、紙図面の電子化を内製化できない場合、信頼できる業者へ図面トレースを外注することも有効です。
CADトレース代行業者へ図面の電子化を委託すれば、自社の従業員の作業負担を軽減し、コア業務へ注力させることが可能になります。
専門CADオペレーターが図面をデータ化することにより、必要な情報を適切な形式で保管できるため、データ品質の信頼性が向上するだけでなく、改めて図面が必要になった際の作業効率も上昇します。
適切な図面データベースと管理ルールを設けることで、図面管理や保管作業について個人の経験や技術に依存する必要がなくなり、管理業務の属人性を解消することも可能です。
大量の紙図面を適切に保管して紛失などのトラブルを回避するためには、厳格なルールと運用が不可欠です。一方、紙図面を電子化すれば図面管理の効率がアップする上、信頼できるCADトレース代行業者へ図面の電子化を外注することで、自社の従業員の負担を軽減しつつ高品質なデータベースを構築し、トータルの生産性向上も目指せます。
国土交通省のCAD製図基準に則り、連携の取りやすさ・再利用性が◎。大規模現場での設計・施工ミス対策に適切。
100枚程度を1か月ほどでトレース可能。大量発注の場合はボリュームディスカウントもあり。
現地調査をしたうえで正確なCAD化・作図・図面修正に対応。
紛失や破損により、そもそも図面がない建物でもデジタル図面を作成でき、既存の古い建造物や施設改修に適する。
平面の図面から、3Dパース・3Dモデル化への対応が可能。
3D CINEMA 4Dを使用して質感までシミュレーションでき、複雑な形状・デザインの建築物でも完成イメージがわかりやすい。
【選定基準】CADトレース代行、図面電子化とGoogleSEO検索100位で公式サイトがヒットした会社29社から選定（2024年2月10日時点）。
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