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図面をデジタル化するメリットと注意点

紙の図面は、管理の手間や情報共有の難しさなど、さまざまな課題を抱えています。図面を電子化することで業務の効率化やコスト削減が可能です。

本記事では、図面を電子化するメリットや注意点について詳しく解説します。

図面を電子化するメリット

業務効率化

図面を電子化すると、クラウドやデジタル管理システムを活用できるため、関係者間での共有や検索が容易になります。

また、現場やリモート環境でも即座に図面を確認でき、作業のスピードが向上します。

コスト削減

紙の図面では、印刷費や輸送コスト、保管スペースの確保などに費用がかかります。電子化することで、印刷費や輸送コスト、保管スペースのコストを削減し、長期的なコストパフォーマンスを向上させることができます。

紛失・劣化の防止

紙図面は経年劣化や紛失のリスクがありますが、電子化すれば安全に保管できます。デジタルデータなら、検索もしやすく、必要な情報を迅速に取り出せるため、業務の効率も向上します。

セキュリティの強化

電子化した図面は、アクセス権限を設定することで、関係者以外の閲覧を防ぐことが可能です。さらに、システムログを活用することで、データの改ざんや不正アクセスを防止できます。

デジタル化のデメリット

導入コストが高い

図面のデジタル化には、専用の大判スキャナーや高性能PC、図面管理システム（EDM）の導入に多額の初期投資が必要です。特に大規模な企業や過去の図面が多い場合、コストが数百万から数千万円に上ることもあります。また、システム保守やクラウド利用のランニングコストも考慮する必要があり、費用対効果の慎重な見極めが不可欠です。

作業の工数がかかる

既存の紙図面をデジタルデータ化するには、膨大な量の手作業が発生します。図面の整理、スキャニング、特にCADトレースには時間と人件費がかかります。デジタルデータに検索用の属性情報を手入力する作業も伴い、通常の業務と並行して行うと社員に大きな負担がかかる点が課題です。

学習コストが発生

新しい図面管理システムやCADソフトウェアの導入により、社員が操作方法を習得するための学習コストが発生します。新しいルールやシステムに慣れるまでの期間は、一時的に業務の生産性が低下する可能性があります。デジタル化の効果を早期に出すためにも、操作マニュアルの整備や継続的な研修の実施が重要となります。

デジタル化できるシステム選びのポイント

検索性とバージョン管理機能

システムの大きな目的である「必要な図面をすぐに見つける」ため、高度な検索機能が必須です。ファイル名だけでなく、物件名、日付、改訂者といった属性情報での検索ができるかを確認します。また、新旧版を自動で区別し、変更履歴を確実に管理できる機能は、ヒューマンエラー防止の要件として優先で確認すべきポイントです。

CADデータとの連携と対応ファイル形式

自社で使用しているCADソフトとの互換性は重要です。CADデータをシステム上で問題なく表示・編集できるか、また、PDFやTIFFなどの画像形式への変換が容易かを確認します。多種多様なフォーマットに対応し、データ移行時もスムーズに連携できるシステムを選ぶことで、将来的な拡張性も確保できます。

セキュリティとアクセス権限設定

機密情報である図面を保護するため、強固なセキュリティ機能が求められます。特にクラウド型の場合、データが安全に保管される仕組みが整っているかを確認します。また、部署や役職に応じて「閲覧のみ」「編集可」「ダウンロード不可」など、きめ細かくアクセス権限を設定できる機能は、情報漏洩リスクを抑える上で欠かせません。