ここでは、紙図面の管理にかかるコストや、図面をデータ化することによるメリットと注意点を解説します。
紙図面を長期間保管するためには、一定の物理スペースが必要です。特にA1やA2などの大判図面は専用キャビネットや書庫が必要となり、企業によっては専用の倉庫を賃借して保管している場合もあります。専用キャビネットや書庫、または賃借した倉庫には、賃料や設備の維持費、空調費用などがかかります。オフィススペースの有効活用という観点でも、紙図面の占有は大きな負担となでしょう。
必要な図面を紙資料から探し出すには時間を要します。ファイリングルールを定めていても、実際には書類棚やキャビネットを開けて一枚ずつ確認する必要があります。図面の探索には多くの時間がかかるため、人件費換算では無視できない間接コストとなります。
紙図面には、経年劣化や保管ミスによる紛失のリスクが常に存在します。湿気や日焼け、火災などの影響も懸念されます。万が一紛失が発生した場合、再スキャンや再製図が必要となり、業務のやり直しやスケジュールの遅延につながる可能性があります。
紙図面の管理には、施錠やアクセス制限、監視といったセキュリティ対策に加え、管理工数がかかります。さらに、関係者への複製や配布には印刷および輸送が必要になり、そのたびに費用が発生します。
図面を電子化すると、紙の保管に必要だった書庫やキャビネットが不要になります。パソコン上でキーワードを入力するだけで目的の図面に素早くアクセスできるため、検索にかかる時間や人件費を削減できます。さらに、PDFなどのデジタル形式を使用すれば、印刷の必要も大幅に削減されます。
電子化された図面は複数人で同時に閲覧・共有が可能となるため、現場や設計部門での情報伝達が円滑になります。バージョン管理機能を活用すれば、新しいものかをすぐに確認できるため、設計ミスや手戻りの防止にもつながります。
図面をデータで保管することで、アクセス権限の設定や操作履歴の記録が可能になります。物理的な盗難やコピーの抑止に加え、災害時のバックアップ体制も構築しやすくなり、情報資産の適切な管理が可能になります。
紙図面の管理は担当者に依存する傾向がありますが、データ化によって検索性が向上すれば、誰でも必要な図面にアクセスできます。検索性が向上することで、特定の担当者しか図面の所在を把握していないという属人化の問題を軽減できます。
紙図面を電子データへ変換するには、スキャナーや作業人員の確保が必要です。特に大量の図面をまとめてスキャンする場合には、専門業者への委託費用や自社内の人件費が発生します。導入時には一定の初期費用が発生する点に留意してください。
製本された図面や古い青焼き図面は、一般的な複合機では対応できないことがあります。大判対応スキャナーなどの専用機器を準備する必要があり、導入の障壁になることがあります。また、スキャニング作業にも慣れが求められるため、作業効率が低下する可能性があります。
スキャン後すぐに原本を廃棄するのは現実的ではなく、一定期間は紙とデータの両方を併用して管理するケースもあります。また、図面の劣化が進んでいる場合には、読み取り精度が下がり、再作成や補正対応を求められることもあります。
図面管理システムを導入する際には、操作方法を社内に周知し、運用ルールを徹底させる必要があります。導入初期には従業員向けの教育やマニュアル作成などの作業が発生するため、長期的な視点で運用体制を整備することが求められます。
紙図面を使い続ける場合、保管スペースや人件費、印刷費といった明確なコストだけでなく、図面を探す時間や紛失リスクといった目に見えない負担も継続的に発生します。
図面をデータ化することで、業務効率の向上や情報共有の円滑化、リスクの軽減などが期待でき、結果としてコストの削減につながります。初期導入時には一定の負担があるものの、中長期的にみれば合理的な施策といえるでしょう。
初めからすべての図面を一括で電子化する必要はありません。まずは使用頻度が高く、長期保管が求められる図面から優先的にデータ化を進めることで、段階的にコストメリットを実感できる体制を整えていくことが可能です。
国土交通省のCAD製図基準に則り、連携の取りやすさ・再利用性が◎。大規模現場での設計・施工ミス対策に適切。
100枚程度を1か月ほどでトレース可能。大量発注の場合はボリュームディスカウントもあり。
現地調査をしたうえで正確なCAD化・作図・図面修正に対応。
紛失や破損により、そもそも図面がない建物でもデジタル図面を作成でき、既存の古い建造物や施設改修に適する。
平面の図面から、3Dパース・3Dモデル化への対応が可能。
3D CINEMA 4Dを使用して質感までシミュレーションでき、複雑な形状・デザインの建築物でも完成イメージがわかりやすい。
【選定基準】CADトレース代行、図面電子化とGoogleSEO検索100位で公式サイトがヒットした会社29社から選定（2024年2月10日時点）。
・rakuCADtrace®︎…実績が明記されている会社のなかで、実績数No.1（2024年2月26日時点）で最短翌日に納品できる会社
・LAN-DAN CADトレース…実績が明記されている会社のなかで、現地調査からトレースしてくれる唯一の会社
・近江企画…実績が明記されている会社のなかで、3Dへの対応ができる唯一の会社
